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如何正确选择制造业ERP软件

发布时间:2019-08-02 11:30:29 阅读量: 来源:智慧仓储
导读:制造业信息化是一个复杂的软件工程,涉及范围广周期长,能否取得成功,取决于企业的发展战略是否清晰、对信息化的理解是否正确、一把手是否真正重视、信息化需求是否清晰、信息化总体

制造业信息化是一个复杂的软件工程,涉及范围广周期长,能否取得成功,取决于企业的发展战略是否清晰、对信息化的理解是否正确、一把手是否真正重视、信息化需求是否清晰、信息化总体构架是否明确、基础数据是否准确、实施方案是否得当、产品选型是否合理、以及项目管理能力、资金预算和人才储备等多方面因素。目前,我国制造企业在上述方面还存在诸多问题和误区,导致了巨大的风险。

软件产品选型是制造业信息化的关键环节,直接影响信息化项目的成败,因此,企业需要慎之又慎。然而,目前许多企业在信息化产品选型过程中还存在以下主要问题:

* 缺乏需求分析和整体规划,零散采购,头痛医头,糊里糊涂,造成重复投资和信息孤岛;

* 各部门各自为政,对信息化产品采购缺乏统一管理;

* 技术问题与商务合同混为一谈,过于强调价格,导致选择便宜但不中用的产品;或者盲目追求大而全,许多功能根本用不上;甚至盲目追求高端,“杀鸡用牛刀”。

* 缺乏明确的选型标准,导致选型过程成为厂商的“演讲大赛”;

* 选型过程只关注产品的功能,忽视厂商实力、实施能力、服务能力、与企业需求的匹配程度、与现有软件的集成、软件系统的体系构架、开放性与柔性等。

* 合同签订时,对于项目范围、功能要求、验收标准等含糊不清,为后续实施中的纠纷和冲突埋下苦果;

* 带有色眼镜,盲目强调只选择国内软件,或者只考虑国外产品。

* 先入为主,关系优先,选型成为走过场。

由于这些企业在选型过程中没有做好需求分析和规划,没有做到“知己”,就难以在选型过程中把握主动,做到“知彼”,导致了信息化产品选型和实施中的种种问题。

为了帮助企业正确选择制造业信息化软件产品,e-works在信息化咨询服务过程中,总结了一套信息化产品选型的规范流程,通过对需求把握、招标文件拟定、考核和评分体系制定、招标公告发布、投标方资格审查、投标技术评审与考核、企业和典型用户考察、商务谈判、技术谈判、合同签订等各个环节进行控制,保证了企业能够选择到适合自己未来发展的信息化产品和解决方案。这套选型流程经过多家企业的实践,取得了非常好的实施效果,很大程度地规避了企业实施信息化工程的风险,受到广泛好评。

一、做好项目选型前的准备

前期准备阶段是整个信息化产品选型的基础,包括:明确企业需求,确定信息化总体规划,拟定招标文件,制定考核和评分体系等主要环节。将企业结构化、多层次的信息化需求无二义性地表达出来,以确保供应商提供的解决方案的质量。

* 必须明确企业的信息化需求

目前多数企业在进行信息化选型前只有一些初步的设想,但并没有形成明确的需求和规划,容易在软件选型的过程中被软件商所诱导,甚至导致项目实施的目标远离企业上信息化的初衷。企业信息化需求的获取可以由企业的信息部门完成,也可以由专业的信息化咨询公司与企业信息中心合作完成,e-works在实践当中采用的是后一种方式。

企业信息化需求一方面要结合企业现有的管理要求和管理水平,通过流程分析和瓶颈问题分析,整理出企业自身的信息化需求;另一方面要与企业的发展战略相结合,形成信息化的整体规划;同时,也应充分考虑企业当前应用系统以及未来一定时间内不同应用系统间的集成问题。企业只有明确了信息化需求、制定总体规划之后,才能制定明确的软件选型标准。

目前,大部分企业在这个环节上做得比较草率,而信息化成功始于规划。因此,e-works在协助企业招标前都会对企业的需求进行广泛调研,进行主要业务流程的分析和优化,确定信息化的总体构架、实施计划、资金预算和基础数据规范等内容。e-works认为,企业必须在信息化规划的指导下,遵循信息化总体构架来选择单元产品。

* 建立严谨的招标文件以及相应的考核体系

在需求明确后,e-works与企业组成联合的选型委员会(由企业占多数票,发挥主导作用),并制定详细的招标流程。在招标文件中分别拟定技术和商务条款。为了能保证参与投标的信息化厂商的投标文件能切实围绕企业需求展开,e-works会帮助企业将需求分解成详细的招标条款,并根据企业的特点将各个条款赋予不同的权重,建立产品选型的考核与评分体系,并要求备选企业在解决方案中必须逐项明确回复。

e-works认为,选择制造业信息化产品考虑的重点是:行业匹配度、产品成熟度、产品特点、系统功能(通过跑流程来实际检验)、典型用户、产品构架(包括开放性、柔性、配置能力等)、实施方案、实施顾问团队(尤其是项目经理)、重视程度(尤其是方案的水平)、公司实力、本地化服务能力、总体拥有成本等方面。

为了能够充分考核软件产品与企业需求的符合性和解决问题的能力,e-works会帮助制造企业准备一套较为完整的基础数据,要求备选厂商在评标过程中进行实际数据的演示,展示其产品对于业务流程的支持程度和各模块的集成程度等。

二、严格执行选型标准,挑选合格的合作伙伴

在选型过程中的中期实施阶段是信息化软件产品选型中的关键阶段,要通过资格审查及标书评定、方案演示及流程模拟、厂商和典型用户考察、信息集成方案确定等多个环节,对信息化产品提供商进行全方位的考核。总体原则是先技术、后商务。

* 进行标书评定,剔除无效标书

首轮,选型委员会将通过公开招标或邀标等方式,邀请信息化软件供应商投标。投标书中明确规定投标方应严格按照招标书规定的格式和内容撰写。e-works在协助企业评标的过程中,发现很多信息化产品供应商不按照招标要求撰写标书,只介绍产品的功能,不解答标书中规定的问题,甚至拿来的只是以往投标书的翻版。所以投标委员会在收集到投标文件后,应首先对投标书进行内容审查,查看标书撰写是否规范,分析投标书内容是否针对标书中企业提出的问题和要求进行全面、明确的回答,并对供应商进行资格审查,分析厂商的重视程度。经过分析、比较,选型委员会将剔除无效或不满足要求的标书。

* 通过考题和流程模拟,分析产品解决问题的能力

第二轮,选型委员会将通过方案讲解演示、流程模拟和做考题等多种形式考察厂商的产品和解决问题的能力。其中,做流程模拟和做考题是一种非常好的做法,也就是企业根据自身信息化需求的重点及流程,要求备选厂商按照企业事先提供的基础数据,进行现场演示和流程模拟,这样做既可以使企业变被动为主动,紧紧把握重点需求,又可以使企业在较短的时间内了解备选厂商的软件产品的功能、模块间集成程度和解决问题的能力。经过分析、比较,选型委员会将剔除明显不能满足需求的厂商。

* 充分评价供应商的项目实施和服务能力,考察典型用户的应用情况

第三轮,选型委员会将对剩下的备选厂商和典型用户进行考察。大型信息化项目实施过程中,实施顾问、尤其是项目经理的能力和实施经验非常关键,但由于高级人才缺乏,使得“高级顾问打单、初级顾问实施” 的现状在软件厂商中普遍存在。因此,企业应重点考虑备选厂商的行业背景、人才现状和本地化服务能力,包括服务网点设置、本地服务的技术力量和水平、响应时间、二次开发能力等因素,保证项目后期可以得到及时的服务。由于软件厂商一般在典型用户中都有“关系户”,所以在考察典型用户之前,选型委员会将对考察的内容进行仔细策划,在现场交流与沟通的过程中有目的地要求企业的信息主管介绍相关情况。考察的重点是成熟用户的集成应用情况。

* 结合企业信息化整体规划,考虑当前和未来系统间的集成方案

随着信息化技术的发展,企业信息化项目越来越复杂,采用的信息系统也越来越多,而各系统的集成问题成为目前信息化实施过程中的瓶颈问题。因此e-works在帮助企业选型的过程中,要求备选厂商提供与企业已经或将应用的软件产品的信息集成方案。

完成以上步骤后,选型委员会将召开内部会议,依据评分表对候选厂商进行评分,最终选择两至三家符合条件的软件厂商进入合同谈判。

三、做好技术和商务谈判,明确分工与责任

在后期的谈判过程,e-works建议企业也要贯彻“先技术、后商务”的原则,在确保软件产品能够满足企业信息化需求、实施和服务有可靠保障、能够实现信息集成的情况下,再进行商务谈判,切不可将关注的重点仅仅放到价格上。同时在合同签署中应注意商务条款与技术条款的紧密结合。e-works作为顾问方,将重点参与技术协议的拟定和签署过程。

* 拟定详细的技术协议,保证项目实施结果

多数项目在实施过程中会出现很多需要解决的问题,如果在合同中没有明确规定,则厂商将有权不承担相应责任,因此技术协议是重中之重。在技术协议中,应结合招标文件,逐项列出项目涉及范围、软件应实现的功能和技术水平、实施计划和各阶段进度、项目各阶段验收的流程和标准、二次开发的范畴和内容、项目经理和实施团队的人选、信息集成方案、实施过程中应提交的文档等内容。只有这样,才能做到实施过程“有法可依”,推动项目的顺利实施。在技术协议中,还应明确规定监理方的权力和职责,其中最重要的,是要赋予监理方审核各类资料,对项目实施进行监控的权力。

* 商务合同应与项目紧密结合,有效规避风险

商务合同谈判时除了注意软件金额外,还需注意咨询实施、服务、培训和二次开发费用等情况,保证总体拥有费用最为合理。同时,企业应注意各阶段的付款条件,将付款条件与项目的实施进度和实施效果挂钩;此外还需注意违约条款等关键条款的制定,如项目延期、二次开发、实施顾问变更、系统运行达不到预算效果、企业的需求变更等情况的处理方式,以促进项目的顺利推进。在商务合同的谈判过程中,要做到“有理、有利、有节”,在切实保证供应商合理利润的基础上,寻求双方合理的价位。

四、小 结

制造企业通过上述严谨的信息化产品选型流程,结合多角度和考核和评价,选择适合的合作伙伴和产品,签订内容明确、职责清晰的技术协议和商务合同,为企业成功实施信息化工程奠定了良好的基础。

在帮助企业选型的过程中,e-works强调企业与备选厂商处于双向选择的平等地位,既为招标方负责,又为竞标方负责。因此,e-works在帮助企业选型之前,要求企业必须做出明确承诺,在选型结束的短时间内,尽快签订合同,开始实施,避免了企业拿厂商“开涮”的情形。同时,通过这种方式选型,可以在很大程度上杜绝选型过程中的暗箱操作、关系至上等问题,真正帮助企业选择适合自己的软件产品。

上述规范的流程在实际选型的过程中并不是一成不变的,而是可裁剪的。e-works会根据产品本身的复杂程度、企业需求的复杂程度进行优化,帮助企业控制选型成本和选型周期。例如,选择单元的应用产品的复杂程度就会小于选择ERP、PDM等平台类产品。

信息化产品选型成功,关键在于选型委员会成员的选择和在选型过程中的沟通与精诚合作。在实际操作过程中,高效率的阶段会议是选型成功的重要因素。

信息化产品选型成功后,在随后的项目实施过程中,就需要甲、乙、丙(咨询、监理方)三方通力配合,共同推进项目实施成功,实现多赢!

本文来源:智慧仓储

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